【如何提高邮件沟通能力】如何提高邮件沟通效率？

在职场生活中，发邮件是大家必不可少的一项工作，与微信相比，也是一种比较正式的工作沟通方法。只不过有人说，会议与邮件正在摧毁员工的工作效率。

这种说法不无道理，不少职场人都表示曾被邮件所困扰，淹没在无穷无尽的邮件中，似乎一天的时间都是在收发邮件中度过。

忙不完的事情，回不完的邮件。虽然收发邮件还不至于夸张到占据所有的工作时间，但是邮件过多，还是会影响到自己的工作，打乱工作节奏。

因此提高邮件沟通的效率就显得十分必要，它能够让我们在职场交流中变得游刃有余。至于怎么做，请往下看↓

一、降低查阅邮件的频率

建立防御体系，关掉新邮件通知，减少对工作的打扰，让我们集中精力做手头的事情。然后在每天上午和下午各抽空1-2个时间打开邮箱，根据重要程度进行批量处理。毕竟Email的发明是为了增加沟通的效率，保留证据，正式沟通，而不是负责紧急的事情。如果是紧急的事情，打电话可能更为方便。

如果是中层及以上级别的领导，可以通过邮件自动回复、签名档或其他通知途径，向团队成员和客户说明自己处理邮件的工作规律。

二、使用格式清晰的邮件

（一）有清晰的标题

邮件必须要标题党，必须要包含必要的信息，这不仅起到了画龙点睛的作用，更重要的是能够方便识别，节省互相的时间，达到望“题”生义的效果。很多时候我们不会一封封地打开邮件来阅读，而是根据标题有选择地打开。如果没有一个清晰的标题，被打开的几率大大降低，也就影响了沟通的效率。

因此，好的邮件标题应当说明此封邮件的目的，如果是“周报”这类系列性的邮件，还需要再加上日期等信息。

（二）明确收件人和抄送人

很多时候一封邮件会发送给多个人，既有收件人，又有抄送人。通常情况下，“收件人”是那些指定必须给反馈的人，“抄送人”则是指定需要知会的人。然而在多次邮件往来的过程中，收件人和抄送人可能会被混淆。

因此每次发送时都要准确调整“收件人”和“抄送人”，或者在邮件里明确列出需要哪些人的回复

例如：

张三，请回答第1、3点问题；

李四，请问答第2、4个问题。

（三）建立快速响应代号

给自己的邮件建立快速响应的代码，对应的标签可以是“需要回复”、“状态更新”、“只需阅读”等等，这样一来，我们搜索标签或者在邮箱过滤器当中，可以通过特定的关键词让这些邮件进入特殊的文件夹当中，方便归类。

三、尽可能避免信息过载

在做项目或者开发的时候，怎样能让团队知道项目成员做了哪些内容的更新呢？这里建议不要高频率地使用群发邮件，而是让团队直接开辟一个网络文件夹，将原始文档放在项目数据库当中，项目成员将实时更新的内容直接同步到对应的文件服务器，用索引来更新日志，抄送给关键人。

简单来说，邮件只是起到了说明的作用，不用带附件，仅利用文字向收件人说明哪些内容更新了，在什么位置，如果有需要的成员可以去哪里查看。

四、不要使用过多的颜色

在邮件中，重点内容一般都应该通过文字和格式来表达，而不是颜色。当然也不是不可以使用颜色。如果要用，那么请一定做到：在一封邮件中，最多不要出现三种以上的颜色。因为，如果在邮件中使用了过多的颜色，在视觉上反而会将重点内容给弱化，干扰收件人的阅读，对工作邮件来说是不合适的。

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